Privatlivspolitik for Grundejerforeningen "LISENLUND"

Grundejerforeningen "LISENLUND" værner om dine personoplysninger. I denne privatlivspolitik kan du læse, hvordan vi behandler, beskytter og sletter dine data i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

1. Dataansvarlig

Grundejerforeningen "LISENLUND" er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager og registrerer om foreningens medlemmer.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine data, er du altid velkommen til at kontakte foreningens kasserer på e-mail: kasserer@lisenlund.dk.

2. Formål med behandlingen

I henhold til foreningens vedtægters § 3 er der medlemspligt for samtlige ejere af de 61 parceller, der hører under foreningens område i Annisse Nord. Foreningen behandler dine personoplysninger til saglige og legitime formål forbundet med foreningens drift, herunder:

• Opkrævning af kontingent, vejbidrag, gebyrer samt eventuel håndtering af restancer og inkassosager.
• Udsendelse af indkaldelser til ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger, referater og vigtige meddelelser vedrørende fællesarealer og vejvedligeholdelse mv.
• Håndtering af ejerskifter og bopælsforandringer jf. vedtægternes § 4.

3. Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi anvender princippet om dataminimering og indsamler kun de oplysninger, der er strengt nødvendige for foreningens administration jf. vedtægternes § 19:

• Stamdata: Fuldt navn, parceladresse samt eventuel anden korrespondanceadresse
• Kontaktoplysninger: E-mailadresse og telefonnummer.
• Finansielle data: Betalingshistorik vedrørende kontingent, rykkergebyrer og eventuelle restancer.

Vi indsamler eller behandler aldrig følsomme personoplysninger (såsom CPR-numre, helbredsoplysninger eller politisk overbevisning).

4. Adgangsstyring og it-sikkerhed (Hvem ser dine data?)

Dine data opbevares sikkert i vores medlemssystem, Foreningsadministrator (FA). Vi har implementeret strenge adgangsbegrænsninger, og der er aktiveret to-faktor-godkendelse (2FA) på alle brugerprofiler med systemadgang:

• Kassereren og Formanden har fuld administratoradgang til medlemsregisteret (medlemsprotokollen) og regnskabsmodulet jf. vedtægternes § 19.
• Sekretæren har udelukkende adgang til at se medlemsoplysninger samt udsende fællesmails til foreningens medlemmer i forbindelse med den daglige drift.
• Næstformanden og den øvrige bestyrelse tildeles som udgangspunkt ikke fast adgang, men kan efter konkret behov tildeles en tidsbegrænset brugeradgang med specifikt tilpassede og minimerede rettigheder til løsning af definerede opgaver.
• Revisorerne tildeles revisoradgang i FA under hele deres valgperiode med henblik på den løbende kontrol af foreningens bogføring, medlemsregister og bilag jf. vedtægternes § 11 og § 19.

Dine private kontaktoplysninger (e-mailadresse og telefonnummer) holdes fortrolige i medlemssystemet og deles aldrig med foreningens øvrige medlemmer eller tredjepart uden dit forudgående, eksplicitte samtykke.

5. Sletning og opbevaring af data (Hvornår bliver du glemt?)

Vi gemmer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til foreningens drift samt gældende lovkrav:

• Regnskabsdata og medlemsoplysninger ved fraflytning: I henhold til den danske Bogføringslov samt vedtægternes bestemmelser om restancehæftelse ved ejerskifte, opbevares en fraflyttet ejers fulde stamdata, betalingshistorik samt kontaktoplysninger (e-mailadresse og telefonnummer) sikkert i 5 år fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor fraflytningen fandt sted. Dette gøres for at kunne dokumentere foreningens indtægter over for revisionen samt sikre eventuel efterfølgende inddrivelse af udestående restancer. Efter de 5 år slettes alle data om det gamle medlem permanent.
• Generalforsamlingsreferater: Referater fra generalforsamlinger og bestyrelsesmøder indføres i foreningens forhandlingsprotokol jf. vedtægternes § 13 og opbevares permanent af hensyn til foreningens historik og retsgyldige beslutninger. Vi tilstræber at minimere personlige kontaktoplysninger i disse dokumenter.

6. Dine rettigheder

Som registreret i Grundejerforeningen "LISENLUND" har du efter GDPR en række rettigheder:

• Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har registreret om dig.
• Du har ret til at få rettet eventuelle forkerte eller forældede oplysninger. Da foreningen ikke benytter et selvbetjeningsmodul til medlemsrettelser, skal henvendelse om opdatering af data (f.eks. ny e-mail eller telefonnummer) ske direkte til Kassereren.
• Du har ret til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), hvis du mener, at foreningen behandler dine personoplysninger i strid med reglerne.

Politikken er senest opdateret og godkendt af bestyrelsen den: 4/9-2020